Kada organizacija prikupi dokumentaciju koja zahtijeva kratkoročnu ili dugoročnu pohranu, potrebno ju je organizirati i spajati mape s mekim ili tvrdim povezom. Svaki konkretni slučaj može imati svoje zahtjeve za dizajnom arhive i redoslijedom rada, jer u tom području ne postoje strogi zakonodavni standardi. Međutim, definira osnovna načela kojih se iskusni službenici obično pridržavaju.
Potrebno
- - crna olovna olovka;
- - činovničko šilo (ili UPD uređaj);
- - Stezaljka;
- - igla za šivanje;
- - konac kabela ili najlona;
- - škare;
- - list bijelog papira;
- - ljepilo za tiskanice;
- - pokriti.
Upute
Korak 1
Nakon ispitivanja vrijednosti dokumentacije, numerirajte je stavljanjem serijskog broja (kronološkim redoslijedom) u gornji desni kut svakog lista crnom olovnom olovkom. Počnite s prvim preokretom; naslovni popis sadržanih dokumenata i zadnja stranica ne moraju biti numerirani. Pazite da brojevi ne ulaze u tekst.
Korak 2
Napravite dva para rupa s posebnim činovničkim šilom u sredini lijeve margine svakog dokumenta. Kako biste spriječili da se snop papira raspadne, učvrstite ga u stezaljku. U pravilu službenici postavljaju rupe u okomitu crtu, ostavljajući između svake rupe najmanje 3 cm. Ako list ima uski rub, na rub možete zalijepiti bijelu traku.
3. korak
Koristite poseban stroj za bljeskanje dokumentacije (UPD). To će vam značajno smanjiti rad jer ovim uređajem možete istovremeno probušiti hrpu dokumenata debljine 10 cm. Pažljivo pročitajte upute i pažljivo radite - svrdlo se jako zagrijava.
4. korak
Započnite šivati mapu pomoću posebnog konopa ili jakog najlonskog konca i igle za šivanje. Dvaput fleširajte arhivu radi sigurnog urezivanja. Provucite labave "repove" kabela (oko 5-6 cm) kroz srednju rupu na šavastoj strani "knjige" i napravite snažan čvor.
Korak 5
Izrežite krug (promjera oko 4 cm) od debelog bijelog papira i zalijepite čvor. Upotrijebite uobičajeni papir za ljepilo. Uhvatite naljepnicu pečatom, stavite potpis ovjere i datum ispod nje. Ako je mapa već zakopčana bez stranice za potvrdu, tada je dopušteno zalijepiti je s unutarnje strane naslovnice.
Korak 6
Stavite mapu u vezu u poseban omot ili povežite dokumente strojem. Za dugotrajnu arhivu preporuča se odabrati tvrdi uvez, u drugim slučajevima prikladna je i "odjeća" od kartona ili od debelog premazanog papira. U svakom slučaju, to bi trebao biti poslovni tiskarski proizvod, dizajniran u skladu s korporativnim stilom.
