Razne mape i klasifikatori već su dugo postali dio ne samo uredskog već i kućnog okruženja. Doista, ovo je vrlo prikladan način čuvanja, kao i tematska distribucija dokumenata. Ali kada ima previše mapa, postoji problem njihove distribucije u radnom prostoru.
Potrebno
- - mape;
- - ladice za papir;
- - naljepnice;
- - kutije;
- - olovka.
Upute
Korak 1
Razumijevanje sadržaja mapa. Trebao bi biti organiziran prema nekom općenitom principu kako bi se lakše pronašlo određeni dokument. Na primjer, studenti bi trebali odrediti mapu za svaki predmet. Radna osoba može izvršiti raspodjelu po djelatnostima, kao i dodijeliti dvije ili tri mape za posebno važne ili hitne papire. Nakon odabira klasifikacijskog sustava, rasporedite sve papire prema sustavu i zalijepite naljepnice na mape s zapisom onoga što je u njima pohranjeno.
Korak 2
Otkrijte kako najbolje rasporediti rezultirajuće mape. Ako su velike i stabilne, možete ih jednostavno rasporediti na polici po temama. Tanke i fleksibilne mape najbolje je pohraniti vodoravno. Međutim, velike su hrpe nezgodne za upotrebu, pa ih istovremeno slažite u ladice za papir. Kad to radite, pridržavajte se i tematske klasifikacije kako biste olakšali traženje informacija.
3. korak
Ako su vam potrebne tanke mape da biste sjedili na polici, upotrijebite razdjelnik. Može biti u obliku pregrade koja odvaja jedan dio police od drugog ili u obliku vertikalne otvorene ladice za papire. Dakle, kad maknete jednu mapu s police, ostatak neće početi padati i neće biti nereda.
4. korak
Za vrlo velik broj mapa, poput organiziranja pohrane u arhivi tvrtke, koristite sustav za pohranu u stalcima. Dakle, papiri se čuvaju u državnim depozitorijama. Istodobno, mape se pohranjuju u posebne kutije instalirane na stalcima. Posebnost ovih kutija je u tome što se ne otvaraju s vrha, već sa strane, što vam omogućuje da nabavite mapu koja vam je potrebna. Bez uklanjanja cijele teške posude sa stalka. Na isti bočni poklopac ima smisla zalijepiti naljepnicu s informacijama o tome koji su dokumenti unutar odjeljka za pohranu.
