Popis dokumenata je referentna knjiga koja otkriva sastav i sadržaj dokumenata, sistematizira ih i uzima u obzir u cijelom skupu dokumenata. Sastavljanje inventara važna je faza u obradi i redoslijedu dokumenata čija svrha nije samo sigurnost dokumenata, već i njihovo jasno izvršavanje.
Upute
Korak 1
Izvršite registraciju popisa dokumenata na zaglavlju organizacije (ako postoji). To nije potrebno, ali je poželjan zahtjev za takve dokumente. U svakom slučaju mora biti naznačeno ime organizacije.
Korak 2
Zapišite naslov koji treba sadržavati podatke koji određuju vlasništvo nad dokumentima koji su uključeni u popis. Na primjer, "Popis dokumenata u kaznenom predmetu", "Popis dokumenata dostupnih u spisu ovjere", "Popis dokumenata za vizu za Dansku" itd. Ako organizacija redovito sastavlja inventare, zapišite serijski broj inventara.
3. korak
Stvorite tablicu koja se sastoji od sljedećih odjeljaka: "Broj p / p", "Naziv dokumenta", "Broj listova u dokumentu". Molimo ispunite sva navedena polja. Po potrebi dodajte stupce pretraživanja u tablicu. Na primjer, stranice od _ do _, brojevi stranica, vrijednost, bilješka itd.
4. korak
Ispod tablice napišite koliko listova, dokumenata ili kopija uvrstite u inventar. Napišite brojevima i riječima: 3 (tri), 25 (dvadeset pet).
Korak 5
Dovršite sastavljanje inventara potpisima šefova organizacije, na ovaj ili onaj način odgovornih za izvršenje ovog inventara (inspektor kadrovskog odjela, šef proizvodnje itd.). Zapišite puno ime radnog mjesta menadžera i prijepis njegovog prezimena, imena i prezimena. Ako je potrebno, u dokument dodajte svoje puno ime i prezime. i potpis osobe koja je predala i prihvatila dokumente.
Korak 6
Također navedite datum dokumenta. Može se nalaziti i na kraju i na početku inventara, i na lijevoj i na desnoj strani dokumenta. Pečat organizacije nije stavljen na inventar.
7. korak
Popis dokumenata sastavljen je u dva primjerka: jedan ostaje u organizaciji, drugi se prezentira na mjestu zahtjeva.
