Pojam fac simile - od latinskog znači "raditi poput". Faksimilni potpis je kliše u obliku pečata ili pečata, na kojem se ručno potpisan potpis osobe koja, prema propisima poduzeća ili organizacije potpisuje dokumente, izreže s najvećim stupnjem pouzdanosti u zrcalu slika.
Čemu služi faksimilni potpis?
Mehanički analog rukom napisanog potpisa upravitelja ili druge odgovorne službene osobe - faksimil potpis - koristi se u uredskom radu mnogih poduzeća i organizacija. To može biti potrebno u odsutnosti samog vlasnika potpisa, ako je potrebno sastaviti neki hitan dokument, a uz to ga može koristiti i sam vlasnik kojemu na potpis donose čitave hrpe papira. Ipak, iz niza razloga, široka upotreba faksimilnih potpisa u financijskim, ekonomskim, pravnim i poreznim pravnim odnosima prilično je rizična.
Slučajevi kada je faksimilni pečat upravitelja pao u ruke nesavjesnih zaposlenika česta su pojava, stoga je 2004. godine pismo Ministarstva poreza i carina br. 18-0-09 / 000042 "O uporabi faksimila potpis "jasno definirali slučajeve kada je njegova uporaba strogo zabranjena … Prema ovom pismu, faksimil potpis se ne stavlja i ne smatra se valjanim na raznim vrstama punomoći, računa, plaćanja i drugih financijskih dokumenata. Pismo također propisuje slučajeve kada se uporaba faksimila smatra prihvatljivom.
Ako organizacija predviđa upotrebu faksimila, potrebno je imenovati zaposlenika odgovornog za njegovo skladištenje i tu odgovornost utvrditi u njegovom opisu posla.
Kada se može koristiti faksimilni potpis
Faksimilni otisak potpisa može se koristiti u građanskopravnim odnosima, u ovom je slučaju njegova uporaba regulirana klauzulom 2. članka 160. Građanskog zakonika Ruske Federacije. Njime se propisuje da uvjet za valjanost takvog potpisa može biti, osim u slučaju predviđenim zakonom, jednostavan sporazum stranaka. To znači da kad se planira uporaba faksimila pri zaključenju transakcije, stranke također moraju sklopiti dodatni sporazum u tu svrhu.
U sporazumu koji predviđa upotrebu faksimilnih potpisa nužno je odrediti njegovo razdoblje valjanosti.
Ovaj se ugovor može odnositi samo na jednu određenu transakciju ili odrediti sve naknadne transakcije koje organizacija planira zaključiti s ovom drugom stranom. Obavezno navedite vrste dokumenata u ovom sporazumu na koje se primjenjuju njegove norme. Uz sporazum, šef organizacije mora osigurati da se ovaj faksimilni pečat strogo evidentira i nadgleda. Svojom naredbom imenuje osobe koje imaju pravo na korištenje faksimilnog potpisa, određuje vrste dokumentacije u kojima se može koristiti i daje popis mjera i mjera kojima se osigurava njegova sigurnost.
