Telefonogram znači općeniti naziv za dokumente koji se usmeno prenose telefonom. Koristi se za prijenos servisnih podataka, u pravilu, u hitnim slučajevima kada je adresata potrebno hitno obavijestiti o nečemu, poslati poruku ili poslati pozivnicu.
Potrebno
dopisnica, brojevi telefona primatelja, dnevnik odlazne pošte, telefonska komunikacija
Upute
Korak 1
Pripremite tekst telefonske poruke. Ukratko navedite bit poruke, preporučena duljina teksta nije veća od 50 riječi. Ako telefonska poruka sadrži naznaku događaja koji bi se trebao dogoditi u budućnosti: sastanak, sastanak, sastavljanje akta itd., Tada navedite točno mjesto i vrijeme događaja.
Tekst bi trebao biti sročen na takav način da isključuje mogućnost dvostrukog tumačenja.
Korak 2
Sastavite telefonsku poruku na papir prema pravilima za sastavljanje pisma iz glave. Dakle, dokumentu s tekstom moraju se dodijeliti rekviziti: jedinstveni broj i datum sastavljanja. Telefonsku poruku potpisuje osoba u čije će se ime ona prenositi.
3. korak
Odredite primatelja telefonske poruke. Ako je više primatelja, pored teksta poruke napravite i popis primatelja. Takav se popis sastavlja na posebnom listu, a sadrži imena organizacija kojima treba poslati telefonsku poruku i odgovarajuće telefonske brojeve.
4. korak
Registrirajte telefonsku poruku u dnevnik odlazne korespondencije. Ako je telefonska poruka rijetka pojava u vašem tijeku rada, upotrijebite opći dnevnik za registraciju. U slučaju da redovito pribjegavate ovom načinu prijenosa podataka, pokrenite zasebni dnevnik za telefonske poruke, tako da će vam biti jednostavnije kretati se.
Korak 5
Nazovite adresata i zatražite primanje telefonske poruke. Otkrijte i zabilježite položaj, prezime, ime i prezime osobe koja prima telefonsku poruku.
Korak 6
Recite pretplatniku:
- položaj, prezime, ime, prezime osobe u čije ime se šalje telefonska poruka;
- svoj položaj, prezime, ime, prezime i broj telefona.
Diktirajte tekst telefonske poruke. Nakon što prenesete tekst, zamolite pretplatnika da ponovno pročita telefonsku poruku kako bi provjerio ispravnost snimanja.
Korak 7
Doznajte od pretplatnika dolazni registracijski broj telefonske poruke i zapišite ga.
