Upravljanje osobljem odgovornost je HR odjela organizacije. Formiranje i održavanje osobnog dosjea zaposlenika provodi se nakon potpisivanja naloga za njegovo zapošljavanje.
Potrebno
- - dokumenti zaposlenika (putovnica, obrazovni dokumenti);
- - dokumenti sastavljeni prilikom zapošljavanja i u procesu radne aktivnosti zaposlenika;
- - fotografija zaposlenika dimenzija 3x4 cm;
- - mapa za povez.
Upute
Korak 1
Ispišite i dajte zaposleniku unajmljene obrasce osobnog lista za kadrovsku evidenciju i autobiografiju, zamolite zaposlenika da ih popuni ručno. Neka zaposlenik stavi svoj potpis i datum na ispunjene dokumente. Zalijepite fotografiju zaposlenika na prvu stranicu vašeg osobnog HR lista.
Korak 2
Uzmite uobičajeno vezivo i na njega ispišite i zalijepite naslovnu stranicu osobne datoteke. Napravite kopije putovnice (stranice s fotografijom, registracijom, bračnim statusom), obrazovne dokumente zaposlenika, stavite ih u osobni karton. Tamo priložite i karakteristike, preporuke, životopis zaposlenika, molbu za posao. Ako organizacija zasebno drži ugovore o radu i naloge za osoblje, napravite ih kopije i stavite u osobni dosje.
3. korak
Također u svoju osobnu datoteku unesite kopiju opisa posla i drugih dokumenata koji se odnose na registraciju zaposlenika. Ne zaboravite priložiti svoju autobiografiju i osobni zapis (obično se stavlja na početak vaše osobne datoteke). Nabrojite sve listove svoje osobne datoteke, počevši od kopije putovnice i dokumenata o obrazovanju. Napravite interni popis dokumenata pohranjenih u osobnom dosjeu i stavite ga na početak osobnog spisa.
4. korak
Dopuniti osobni dosje zaposlenika u procesu rada kopijama različitih dokumenata o usavršavanju (kopijama diploma, svjedodžbi, potvrda itd.), Dokumentima koji potvrđuju prijevode (izjave, dodatni ugovori uz ugovor o radu, kopije ili druge kopije naredbe itd.).), nalozi za izricanje kazni ili poticaja i drugi dokumenti.
Korak 5
Popunite osobni dosje nakon otpuštanja zaposlenika iz organizacije dokumentima o otkazu: otpusnim pismom, sporazumom stranaka, kopijom ili drugom kopijom naloga za otkaz i drugim dokumentima.
Korak 6
Pripremite osobni dosje otpuštenog zaposlenika za prijenos u arhivu. Da biste to učinili, rasporedite dokumente prema vremenskoj kronologiji sljedećim redoslijedom:
- osobni dosje osoblja i autobiografija;
- kopiju putovnice i obrazovnih dokumenata;
- dokumenti za zapošljavanje;
- dokumenti koje kadrovski odjel sastavlja tijekom zaposlenja zaposlenika;
- dokumenti o otkazu (popunite osobni spis).
Numerirajte listove osobne datoteke, preregistrirajte njezin interni inventar, predajte dokument u arhivu.
7. korak
U procesu uredskog rada, dokumenti osobne datoteke nalaze se unutar nje obrnutom vremenskom kronologijom, tj. na početku slučaja objavljuju se dokumenti o otkazu; iza njih - dokumenti o transferima zaposlenika, nalozi o poticajima i kaznama itd.; iza njih - dokumenti o zaposlenju i kopije dokumenata o obrazovanju itd.
