Otpis dokumenata posljednja je faza u formiranju knjižničnog fonda. Kad se otkažu, pretplate i čitaonice oslobađaju svoje skladište od publikacija koje zauzimaju prostor, ali čitatelji na njih polažu pravo. Glavni dokument kojim se uređuje postupak povlačenja knjiga iz zbirke je "Uputa o računovodstvu knjižničnog fonda", odobrena 1998. Na njenoj osnovi možete razviti vlastiti algoritam postupanja knjižničnog osoblja u procesu otpisa književnost.
Upute
Korak 1
Formirajte komisiju za otpis dokumenata iz knjižničnog fonda. Trebao bi obuhvaćati ravnatelja knjižnice (on će ujedno biti i predsjednik povjerenstva), njegovog zamjenika, voditelje nabave, skladišta knjiga, posuđivanja, čitaonice i glavne knjižničare tih odjela. Ako je knjižnica specijalizirana (sveučilište, škola, poduzeće itd.), U rad povjerenstva svakako uključite vodeće stručnjake s područja aktivnosti organizacije. Primjerice, u komisiji za otpis literature iz sveučilišne knjižnice trebali bi biti prorektori za akademski i znanstveni rad, kao i pročelnici glavnih odjela.
Korak 2
Pripremite literaturu za odbacivanje. U većini knjižnica odabir knjiga koje će se povući iz zbirke provodi se kontinuirano. Tijekom cijele godine zaposlenici stave stare publikacije koje se ne mogu obnoviti i popraviti, duplicirane primjerke, knjige koje imaju značajne nedostatke itd. Na zaseban stalak. Tijekom redovitih provjera dijelova knjižničnog fonda otkrivaju se izgubljene publikacije, neosnovna literatura, kao i knjige i drugi dokumenti za kojima čitatelji ne traže, a zastarjeli su po sadržaju.
3. korak
Upoznati članove komisije s publikacijama pripremljenim za otkazivanje. Konačnu odluku donijet će stručnjaci nakon sveobuhvatne analize svake stavke i predmeta. Posebnu pozornost treba obratiti na izuzeće nesuštinske i zastarjele literature. Može predstavljati, na primjer, povijesni interes ili izvanredan pogled na znanstveni problem.
4. korak
Podijelite literaturu u skupine prema razlogu otpisa. Za svaku skupinu sastavite izjavu o otpisu u dva primjerka (za računovodstvo i knjižnicu). U njemu navedite sastav provizije, broj otpisanih knjiga, njihov ukupni trošak i razlog izuzimanja literature iz fonda. Svi članovi komisije moraju potpisati akt. Obavezno mu priložite cjelovit popis publikacija sastavljen u obliku tablice sa sljedećim stupcima: - redni broj; - inventarni broj publikacije; - autor, naslov, godina izdanja; - cijena jedne kopija; - broj kopija; - ukupni trošak.
Korak 5
Napravite bilješke o otpisu literature u svim računovodstvenim oblicima: knjiga inventara, knjiga sažetaka, registracijske kartice. Iz tradicionalnih i elektroničkih kataloga uklonite kartice i opise publikacija povučenih iz fonda.
Korak 6
Odlučite kamo poslati ukinute publikacije. Postoji nekoliko mogućnosti: prodaja čitateljima (ako je takva mogućnost utvrđena Propisom o plaćenim knjižničnim uslugama), besplatan prijenos u druge knjižnice i informacijske centre, recikliranje (otpadni papir), odlaganje. Ako planirate prodavati literaturu, prethodno pribavite suglasnost uprave i obavijestite računovodstvo organizacije.
Korak 7
Oslobodite prostorije knjižnice od izdanih publikacija u skladu s donesenom odlukom. Predajte dokumente računovodstvu i primite potvrdu da je ova literatura uklonjena iz knjižnice.
