Istekli dokumenti pohranjeni u arhivi podložni su uništavanju, što se provodi u nekoliko faza. Prvo se odabiru dokumenti, stvara se komisija, sastavlja akt i izravno uništavanje drobilica.
Potrebno
- - čin uništenja;
- - čin uništenja;
- - drobilica (stroj za usitnjavanje papira).
Upute
Korak 1
Svi arhivski dokumenti podliježu godišnjoj reviziji kako bi se odabrali za uništavanje. To omogućuje pravodobno oslobađanje prostora za nove dokumente zaprimljene od poduzeća za arhivsku pohranu.
Korak 2
Odaberite dokumente za uništavanje. Glavnina arhivskih dokumenata čuva se 75 godina. Odabir dokumenata provodi osoblje arhive.
3. korak
Nakon što izvršite odabir dokumenata, sastavite akt uništenja. Akt je cjelovit popis dokumenata koje treba uništiti. Potrebno je navesti serijski broj svakog dokumenta, opis. Ispred svakog dokumenta navedite broj članka ili regulatornog dokumenta na temelju kojeg se vrši otpis. Vodite se popisom tipičnih dokumenata.
4. korak
Imajte na umu da popis možda neće sadržavati naziv svih dokumenata koji se otpisuju, pa arhivist mora samostalno odlučiti kojem članku ili standardnoj odredbi pripada određeni dokument.
Korak 5
Čin uništenja mora biti sastavljen u skladu s Dodatkom br. 4 "O osnovnim pravilima rada arhiva" za 2002. Ispunjeni dokument moraju potpisati svi članovi stvorene komisije i ovlašteni predstavnik uprave arhiva.
Korak 6
Izvršenom činu priložite još jedan akt u kojem se navodi ukupan broj dokumenata koji se uništavaju, kao i njihova ukupna težina. Ne zaboravite da se prvi čin bez drugog smatra nevaljanim. A ako se tijekom provjere utvrdi takva povreda, odgovornom predstavniku vaše arhive može se izreći administrativna novčana kazna.
Korak 7
Izravno uništavanje možete povjeriti specijaliziranoj organizaciji koja pruža masovne usluge ove vrste i ima industrijske drobilice, ili uništavanje možete izvršiti sami ako vaša organizacija ima vlastiti usitnjivač.
