Odbijenica je vrlo specifičan dio poslovne korespondencije. Trebao bi sadržavati negativan odgovor na zahtjev klijenta ili prijedlog partnera. Istodobno je važno održavati dobre odnose s primateljem pisma. Kako biste nedvosmisleno izrazili svoj stav, ali ne i uvrijedili adresata i ostavili povoljan dojam o sebi, slijedite osnovna pravila za pisanje odbijanja.
Potrebno
- - službena zaglavlja organizacije;
- - Računalo;
- - Pisač.
Upute
Korak 1
Napravite svoje pismo. Ne zanemarujte ovu fazu pripreme dokumenta. Omogućit će vam da uredite svoje misli i odaberete najispravnije fraze.
Korak 2
Započnite tekst tradicionalnim obraćanjem primatelju: "Dragi Ivane Ivanoviču!" ili "Dragi gospodine Ivanov!" Nemojte koristiti druge formulacije, jer je pismeno odbijanje službeno.
3. korak
U gornjem lijevom kutu navedite adresata pisma: naziv tvrtke, radno mjesto, prezime, inicijale zaposlenika ili prezime i inicijale privatne osobe. Podaci o vašoj tvrtki bit će predstavljeni na službenoj zaglavlju u gornjem desnom kutu.
4. korak
Napišite glavni dio dokumenta. Prvo ponovite primljeni zahtjev ili prijedlog. Naravno, ne trebate potpuno prepisivati tekst dolaznog dokumenta. Dovoljno je sažeti njegovu suštinu u nekoliko riječi, koristeći tradicionalne okrete poslovnog govora: "U skladu s vašim zahtjevom za kopijom naloga …" ili "Kao odgovor na vaš zahtjev za produženje roka koncesionog zajma, obavještavamo … ".
Korak 5
Dalje, navedite razloge odbijanja. Objašnjenje negativnog odgovora trebalo bi biti kratko, logično, u biti čvrsto, ali ne i grubo. Ne iskrivljujte situaciju, ne iznosite nepostojeće činjenice i nevjerojatne argumente. Kad god je to moguće, potkrijepite svoje riječi referencama na zakone i propise. Ali ne idite u krajnosti. Preopterećujući pismo dugim objašnjenjima i rječitim isprikama, riskirate da dodatno naljutite adresata.
Korak 6
Započnite završni dio pisma standardnom formulacijom koja vam omogućuje da ostanete pristojni, ali nepopustljivi u svojoj odluci: "S obzirom na gore navedene činjenice, nažalost, moramo odbiti suradnju s vašom tvrtkom" ili "Žao nam je što vas obavještavamo da je nemoguće dalje produžiti kreditnu liniju. "…
Korak 7
Pokušajte ublažiti odbijanje. U tu svrhu obavijestite adresata o drugim mogućnostima suradnje, o novim uslugama vaše tvrtke koje on može koristiti po povlaštenim uvjetima, o mogućnosti ponovnog razmatranja njegovog zahtjeva nakon određenog vremena itd. Sve informacije moraju biti apsolutno točne i ažurne.
Korak 8
Pročitajte nacrt pisma. Ispravite pogreške, izvršite potrebne dopune i ispravke. Odbijenicu odštampajte na službenom zaglavlju organizacije, potpišite je s upraviteljem i pošaljite je primatelju.
