Česti su slučajevi kada je na zahtjev organizacija trećih strana, sadašnjih ili bivših zaposlenika poduzeća i drugih građana potrebno sastaviti izvadak iz glavnog dokumenta namijenjenog internoj upotrebi koji sadrži podatke povjerljive prirode. Postoje posebni zahtjevi za pripremu takvih dokumenata.
Upute
Korak 1
Uzmite izvornik izvornog dokumenta i odaberite fragmente koje želite kopirati i prenijeti u izjavu. Precizno citiranje glavni je uvjet za sastavljanje izvatka. Ne postoji poseban obrazac za takve dokumente, ovdje se slijedite opća pravila uredskog rada koja reguliraju izvršenje poslovne dokumentacije. Puno je važniji sadržaj ekstrakta, koji bi trebao biti sastavljen od blokova obveznih podataka.
Korak 2
Za početak postavite naziv dokumenta u gornju sredinu lista ukratko o temi, suštini dokumenta. Zatim odaberite i kopirajte dio glavnog dokumenta koji sadrži početne detalje (naziv tvrtke, datum i mjesto događaja, broj sudionika itd.). Dopunite izvatke stavljanjem fragmenta teksta koji se odnosi na izravno postavljeno pitanje (točka dnevnog reda sastanka itd.), navodeći njegov serijski broj prema odredbi u izvornom dokumentu.
3. korak
Sada pronađite i kopirajte dio teksta koji opisuje tijek rasprave o ovom pitanju (ako postoji) i odluku koja je o njemu donesena. Umetnite citat u izjavu, ne zaboravite li tamo dodati brojeve iz glavnog dokumenta. Ovdje stavite imena, inicijale i mjesta odgovornih osoba koje su potpisale original.
4. korak
Provjerite gotov izvod od osoba ovlaštenih za izvođenje takvih radnji. Najčešće je to tajnik organizacije ili osoblje. Ovdje će se izvadak provjeriti u odnosu na izvorni dokument kako bi se podudaralo. Zaključno, izjava mora sadržavati riječ "Tačno", mora se napisati potpis (s dekodiranjem u zagradama) odgovorne osobe, naznačiti njegov položaj, datum i vrijeme ovjere dokumenta.
