Djelatnost bilo koje organizacije uključuje rad s dokumentima. Neki od njih vremenom izgube na važnosti i ne koriste se u radu. Da bi se riješili nepotrebnih papira, oni se obično uništavaju. Uništavanje dokumenata mora se provoditi strogo u skladu s pravilima utvrđenim u uredskom radu.
Potrebno
- - čin uništenja;
- - tehnička sredstva za uništavanje dokumenata.
Upute
Korak 1
Pogledajte postupak uništavanja dokumenata. Primjenjuje se i na papirnate dokumente i na one izrađene u elektroničkom obliku. Obično se uništavaju dokumenti koji su izgubili praktičnu vrijednost i kojima je istekao rok čuvanja. To se prije svega odnosi na osoblje i računovodstvene dokumente.
Korak 2
Provedite ispitivanje vrijednosti dokumenata. Rezultat toga trebao bi biti akt o dodjeli i pripremi za uništavanje onih papira koji više nisu predmet skladištenja. Razdoblje čuvanja dokumenata određeno je trenutnom nomenklaturom datoteka vaše organizacije. U nekim su slučajevima pojmovi navedeni prema saveznim zakonima, vladinim uredbama, odjelnim ili standardnim popisima dokumenata.
3. korak
Sastaviti akt za uništavanje dokumenata, stavljajući naziv strukturne jedinice ispred svake skupine naslova. Unesite slične predmete u zakon pod jednim općim naslovom, navodeći ukupan broj predmeta. Akt mora potpisati zaposlenik organizacije koji je sudjelovao u ispitivanju vrijednosti dokumenata. Nakon toga akt odobrava pročelnik.
4. korak
Odaberite slučajeve za uništavanje pomoću prikaza stranice. To će vam omogućiti da ne propustite potreban dokument koji je slučajno ušao u datoteku. Ako se bilo koji materijal već dugo nalazi na mjestu skladištenja, može se selektivno pomicati kako bi se utvrdila važnost dokumenata.
Korak 5
Odaberite način uništavanja dokumenata obuhvaćenih aktom. Mogu se spaliti ili u tu svrhu koristiti drobilicu papira. Ponekad se materijali koji se uništavaju prenose na zbrinjavanje u specijalizirano poduzeće, sastavljajući postupak s potvrdom o prijemu i odgovarajućom fakturom. Potonja se metoda najčešće koristi kada je opseg dokumentacije značajan. Kako bi se osigurala povjerljivost, prijenos slučajeva i njihovo uništavanje obično se provode pod nadzorom zaposlenika organizacije.
