Djelatnost bilo kojeg poduzeća ili organizacije, bez obzira na oblik vlasništva, nemoguća je bez upravljanja dokumentima, što je zapravo potvrda ove aktivnosti. Objedinjavanje prometa dokumenata izvršeno je davnih 79-ih godina prošlog stoljeća, ali standardi stvoreni tada, s manjim izmjenama i dopunama, vrijede i danas.
Upute
Korak 1
Objedinjeni sustav upravljanja dokumentima potreban za podršku aktivnostima organizacije uključuje tri vrste dokumenata:
- organizacijski;
- administrativni;
- informacije i reference.
Potonja vrsta dokumenata pomoćna je u odnosu na prva dva i, za razliku od njih, nije obavezna za izvršenje. Sadrže sve posebne servisne informacije potrebne kako za donošenje menadžerskih odluka, tako i za njihovo ispravno razumijevanje i provedbu.
Korak 2
Referentni dokumenti uključuju: poslovne biltene; telegrami i telefonske poruke; usluge, izvještaji i objašnjenja; sažeci, pregledi i izvještaji o informacijama, akti. Sadržaj ovih dokumenata može se uzeti u obzir ili potaknuti na temelju tih podataka. Ovo je važan dio tijeka rada, bez kojeg je nemoguće organizirati bilo koji proizvodni proces.
3. korak
Ako govorimo o određenim vrstama informativnih i referentnih dokumenata, glavninu su, u pravilu, informativna pisma u kojima autori ispitanicima donose neke činjenice, informacije o robi, predstojećim događajima ili aktivnostima. Mogu biti proaktivni i oni koji su napisani u obliku izvješća o provedbi dodijeljenih zadataka matičnih organizacija s najvišom upravnom razinom. Samomotivirana prodajna pisma također se odnose na informacije i referentne dokumente.
4. korak
Sažetak, pregled ili informativna bilješka - dokumenti koji sadrže opis nekih vrsta činjenica, stvari ili događaja u kojima može biti prisutan kratki sažetak, ali ovaj zahtjev nije obvezan. Obične potvrde mogu se pripremiti na zahtjev zainteresiranih strana ili pojedinaca i mogu poslužiti kao dokument koji potvrđuje bilo koju činjenicu. To su, na primjer, potvrde o plaći, sastavu obitelji, mjestu rada ili studija itd.
Korak 5
Uslužne bilješke obično se koriste kao razmjena informacija između odjela koji nisu izravno ovisni o proizvodnji. Izvješća se pišu neposrednom nadređenom radi informiranja o činjenicama koje treba znati na dužnosti. Objašnjenja se koriste u slučajevima kršenja radne discipline, a sami ih kršitelji pišu kako bi objasnili svoj čin. Akti koji potvrđuju određenu činjenicu sastavljaju se zajedno i potpisuju najmanje 3 sudionika u provjeri ili radnji.
