Faks hitno označen - dajte ga šefu brže, e-mailove koji su ispunili kutiju treba rastaviti, hrpa pisama i par paketa koje je poštar donio mora se hitno "razbaciti" po odjelima, a zaposlenik napisao molbu za odmor. Ovdje imate i oglase i važne računovodstvene dokumente. Posao tajnice je težak! Vrijedno je izgubiti jedan "papir", jer ispada da o tome ovisi sudbina organizacije i vaša karijera. Da biste uvijek mogli pronaći ovaj ili onaj dokument, morate biti u mogućnosti ispravno registrirati korespondenciju.
Potrebno
- Registar dolazne korespondencije,
- zapisnik odlazne pošte,
- bilježnice zapremine 96 listova,
- oblici organizacije,
- mape.
Upute
Korak 1
Morate registrirati svu dolaznu i odlaznu korespondenciju, štoviše, na dan primitka ili otpreme. Dopisivanje svih vrsta podliježe registraciji: poštanske pošiljke, e-mailovi, faksovi, osobno predani u ruke poruke. Važne e-adrese (dolazne i odlazne) trebale bi se ispisivati i bilježiti na isti način kao i ostale vrste dopisivanja. Osim toga, potrebno je registrirati internu korespondenciju: dopise, servisne dopise, objašnjenja, izjave, prigovore.
Korak 2
Da biste registrirali korespondenciju, vodite posebne zapisnike o registraciji. Ovisno o opsegu dopisivanja određene vrste, možete stvoriti općenite dnevnike dolazne i odlazne korespondencije ili ih dodatno raščlaniti po vrstama. Na primjer, napravite dnevnik za bilježenje dolazne i odlazne e-pošte. Bez obzira na opseg dopisivanja, prikladno je stvoriti zaseban dnevnik za registraciju dolaznih i odlaznih faksova.
3. korak
Ako nemate poseban dnevnik registracije korespondencije, tiskan u tiskari, uzmite običnu bilježnicu i raširite je. U zapisnik dolaznih pisama navedite broj poruke, datum primitka, kao i vrstu korespondencije, ako imate zajednički dnevnik za sve vrste poruka, od elektroničkih do faksimilnih. U posebnom stupcu ukratko opišite sadržaj pisma. U sljedeći stupac upišite rezoluciju glave i ime osobe kojoj je pismo predano na izvršenje. U praksi, ako problem kontrolira određena osoba, mnoga pisma ne dopiru do upravitelja, već se odmah prenose izvođaču, pa ne biste trebali povećavati ovaj stupac. Preporučljivo je ostaviti mjesto za potpis pod prezimenom izvođača ili pored njega, naznačujući da je primio dokument. Ako je glava naredila tajniku da kontrolira "izvršavanje" dokumenta, tada se u zasebni stupac crvenom tintom stavlja bilješka o kontroli (slovo "K" ili riječ "kontrola"). Nakon završetka izvršenja naloga vezanog uz ovaj dokument, stavite oznaku na izvršenje, kao i prijenos slova "u predmet" (navedite broj predmeta i datum njegova formiranja).
4. korak
Registar dopisivanja također je potreban za sve odlazne poruke. U zapisniku odlaznih pisama ima manje stupaca nego u zapisniku dolazne korespondencije. Kao i u registru dolaznih pisama, u registru odlaznih pisama unesite stupac sa serijskim brojem pisma, stupac s datumom, samo otpreme, s vrstom dopisništva koja se šalje (ako je potrebno), sa sažetkom poruke, prezimenom začetnika dokumenta (pisma), kao i stupcem s brojem predmeta, gdje je podnesena kopija poruke.
Korak 5
Na poseban način trebali biste registrirati korespondenciju koju šaljete poštom. Registracija pisama poslanih poštom vrši se na zaglavlju organizacije. Bolje je slati najviše 7-10 pisama odjednom. Ručno ili na računalu, u obrazac, dolje napišite datum slanja, za svako pismo poslano poštom, navedite serijski broj zapisa, naziv organizacije, njegovo mjesto (možete navesti samo grad ili regija). Ostavite malo prostora s desne strane. Ovdje, nakon primanja čeka poštom, morate unijeti poštanske brojeve s njega (obično 6-8 znamenki). Ispod naziva organizacije za svaku pošiljku napišite brojeve i datume dokumenata koje želite poslati ili druge detalje koji omogućuju njihovo prepoznavanje. U pošti je ovaj popis ovjeren poštanskom markom. Možete ga pohraniti u zasebnu mapu ili u mapu u kojoj su pohranjene odlazne poruke.
Korak 6
Za bilježenje svake vrste interne korespondencije potreban je zaseban dnevnik. U svakom časopisu navedite broj dokumenta, njegov datum, prezime začetnika, sažetak, razlučivost glave, prezime izvršitelja, oznaku kontrole, kao i broj predmeta.
