Unatoč sve većem širenju upravljanja elektroničkim dokumentima, komunikacija između poduzeća putem e-pošte, poslovna korespondencija nije izgubila na važnosti. Više od 80% poslovnih pisama tiska se na papiru i šalje poštom ili unutarodsječnom ekspedicijom. Kako pravilno napisati pismo tako da postigne svoj cilj, a ne da ga adresat pošalje u kantu za smeće?
Upute
Korak 1
Kad započnete pisati poslovno pismo, uzmite poslovno zaglavlje. Njegov je format u pravilu definiran u uputama za uredski rad, tiskanim na A4 papiru. Ako će se tisak izvoditi na gotovoj zaglavlju, pobrinite se za dovoljno udubljenja na vrhu (kako bi se prilagodili detaljima tvrtke). Ostavite marginu s lijeve strane - 30 mm, s desne i donje strane - 20 mm (manje, ali ne manje od 15 mm).
Korak 2
Pri odabiru obrasca odlučite o mjestu pojedinosti (kutne ili uzdužne). Ako se vaše pismo odnosi na proizvodne i financijske aktivnosti, sadrži informacije, ponudu za suradnju, adresirano je na privatnu osobu - bolje je koristiti kutni raspored detalja (u gornjem lijevom kutu lista).
Pojedinosti o adresatu ispisuju se u gornjem lijevom dijelu pisma. Za pravnu osobu ovo je naziv organizacije (u nominativnom slučaju), položaj osobe kojoj je pismo namijenjeno (u dativu). Na primjer, JSC "PavlovskGranit", voditelj odjela prodaje Ivanov I. I.
Ako se pismo pošalje na čelo, ime poduzeća može se izostaviti, jer uključen je u naslov radnog mjesta (na primjer, "direktor JSC PavlovskGranit" Sidorov EE).
3. korak
Čestitka, pozivnica izgledat će bolje na zaglavlju s uzdužnim rasporedom detalja. U zaglavlju takvog pisma minimalni broj pojedinosti je grb ili amblem, naziv poduzeća, skraćeni naziv (samo ako je to zapisano u povelji ili drugom upravnom dokumentu), datum i broj. Adresa, telefonski brojevi i e-adresa organizacije nalaze se u podnožju. Sadržaj takvog pisma preporučljivo je staviti na jedan list.
4. korak
Počnite sada pisati samo pismo. Naziv dokumenta (pismo) nije potrebno ispisati. Odaberite font po vašem izboru, ako nije naveden u uputama za uredski rad. Najčešće korišteni font je Times New Roman, veličine 12-14.
Korak 5
Ako je namijenjen određenoj osobi, obratite mu se izravno („Dragi Nikolaj Ivanoviču!“) I to samo na „vas“. Ako nije, prijeđite izravno na tekst. U slučaju da je slovo kratko, promijenite razmak između redova na 1, 5.
Sadržaj bi trebao biti jasan, jasno izražavajući ono što želite od adresata.
Korak 6
Na kraju naznačite mjesto šefa koji je potpisao pismo, puno ime (ispred prezimena stavite inicijale, na primjer, V. I. Petrov). Ispod su vaše koordinate izvođača - prezime, ime, prezime, telefonski broj.
