Neka područja djelatnosti zahtijevaju sistematizaciju robe, proizvoda i dokumenata. Datoteka s karticom može se koristiti ne samo u proizvodnji. Na primjer, to će biti korisno osobi koja skuplja marke ili kovanice ili cvjećari. Općenito, gdje god trebate brzo pronaći pravu među velikim nizom nekih predmeta.
Upute
Korak 1
Podaci sadržani u datoteci moraju biti lako dostupni, bez obzira na veličinu pohrane podataka. Stoga raščlanite čitav svezak na blokove, na primjer, abecedno ili po datumu. To će vam pomoći da u kratkom vremenu pronađete potrebne podatke (karticu).
Korak 2
Svi unosi u datoteku moraju biti uredni. Primjerice, ako su imena napisana ručno, trebala bi biti razumljiva, bez mrlja, jer će to otežati pronalazak potrebnih podataka.
3. korak
Datoteka se mora čuvati na određenom mjestu, na primjer u stalku. Kutije moraju odgovarati veličini karata. Obavezno napravite popis sadržaja, tako da ne morate stalno prelistavati nepotrebne podatke. Kako se podaci popunjavaju, unesite ih u inventar.
4. korak
Znakovi pretraživanja sadržani u elementima kartoteke (kartice, datoteke itd.) Moraju biti strogo sistematizirani. Na primjer, ako je ovo indeks kartona za cvijeće, znakovi za pretraživanje ("tipke") u svim elementima moraju biti prikazani na isti način. Da biste to učinili, stvorite "kostur" elementa pretraživanja.
Korak 5
Recimo da želite sastaviti indeks kartona svog cvijeća. Svi oni imaju različite karakteristike, ali sastoje se od niza identičnih elemenata: cvat, stabljika, list, korijen itd. Sukladno tome, svi ti elementi moraju biti sadržani u "kosturu". Na primjer, naziv je "Suncokret", oblik cvata je "Okrugli", boja je "Žuta" itd.
Korak 6
Svako prikupljanje podataka trebalo bi biti popraćeno "Popisom kriterija pretraživanja". U arhivi koju čine obične kartice, to može biti tekstualni dokument; za obrazac virtualne arhive - padajući popis s kojeg će korisnik odabrati znak koji mu treba. Ako držite elektronički ormar za arhivu, obavezno stvorite prijenosni disk jer tvrdi disk može izgorjeti u bilo kojem trenutku.
